株式会社中央会計社が運営する「中央経理・労務LABO」は、累計1,000社以上の支援実績を持つバックオフィス支援の専門家集団です。 70名超の専門家が在籍し、経理・労務・資金繰りなど幅広い経営課題をワンストップでサポートしています。 本記事では、バックオフィス業務の効率化を検討している中小企業の経営者や担当者の方に向けて、専門家がそのメリットから具体的な進め方、そして陥りがちな注意点まで徹底的に解説します。
Contents
なぜ今、バックオフィス効率化が経営の最重要課題なのか？
「バックオフィス」とは、企業の経営を支える経理・人事・総務といった間接部門の総称です。直接的に売上を生み出す部門ではありませんが、バックオフィス業務の非効率性は、企業の成長を妨げる大きな原因となり得ます。
バックオフィス業務に潜む「見えないコスト」とは
多くの企業、特に中小企業では、バックオフィス業務に以下のような「見えないコスト」が潜んでいます。
- 人的コスト：非効率な手作業による残業時間や、人件費の増加
- 時間的コスト：書類を探す時間、承認を待つ時間など、ムダな時間が発生
- ミスのリスク：手入力や確認作業によるヒューマンエラーが、企業の信頼を損なう
- 機会損失：コア業務に集中できず、本来生み出せたはずの売上や価値を逃してしまう
これらのコストは、日々の業務に埋もれて見過ごされがちですが、長期的に見れば企業の競争力を低下させる要因となります。
バックオフィスを効率化する5つのメリット
バックオフィス業務を効率化することで、これらの「見えないコスト」を削減し、企業に確実なメリットをもたらします。
1. コスト削減
手作業の削減やペーパーレス化により、人件費や印刷代、郵送費、保管スペースといった物理的コストを大幅に削減できます。
2. 生産性の向上
ルーティンワークを効率化することで、従業員はより戦略的な企画や、顧客対応といった付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。
3. ヒューマンエラーの削減
システム化や自動化を進めることで、人為的な入力ミスや計算ミスを未然に防ぐことができます。
4. 迅速な意思決定
リアルタイムなデータ管理が可能になり、経営者が最新の状況に基づいて迅速かつ正確な経営判断を下せるようになります。
5. 従業員満足度（ES）の向上
煩雑な事務作業から解放され、ワークライフバランスが向上することで、従業員のモチベーションやエンゲージメントが高まります。
バックオフィス効率化を成功させる3つのステップ
バックオフィス効率化は、単にツールを導入すれば解決するものではありません。以下の3つのステップに沿って、計画的に進めることが成功の鍵となります。
ステップ1：業務の現状把握と課題の洗い出し
まず、バックオフィス業務全体をリストアップし、誰が、何を、どのくらいの時間をかけて行っているかを可視化しましょう。この段階で、以下のような課題を明確にします。
- 属人化している業務：特定の担当者しか行えない作業
- ボトルネックになっている業務：業務フローの停滞を引き起こしている箇所
- アナログな作業：手入力や紙での管理、承認作業など
ステップ2：具体的な改善策の検討と実行
洗い出した課題に対して、どのような改善策が有効かを検討します。多くの課題は、以下の3つのアプローチで解決できます。
| 改善策 | 具体的な効果 |
|---|---|
| **業務フローの見直し** | ムダな承認プロセスをなくす、他部署との連携方法を改善する |
| **ITツールの導入** | データ入力や書類管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぐ |
| **アウトソーシングの活用** | 専門家へ業務を委託し、自社のリソースをコア業務に集中させる |
ステップ3：ITツール・外部サービスの活用
バックオフィス業務の課題を根本的に解決するには、ITツールや外部サービスの活用が不可欠です。特に、最新の法改正（電子帳簿保存法など）に対応するためには、ITツールと専門家の知識を組み合わせることが重要となります。
【専門家が選定】バックオフィス効率化におすすめのツールとサービス
世の中には数多くの効率化ツールやサービスがありますが、自社の課題に合ったものを選定することが重要です。専門家視点から、中小企業におすすめのサービスとツールを4つご紹介します。
①クラウド会計・経費精算システム
経理業務の効率化に最も効果的なのが、クラウド会計システムです。銀行口座やクレジットカードと連携することで、仕訳入力の自動化が可能になります。また、経費精算システムと連携すれば、従業員の経費申請から承認、振込までをペーパーレスで完結できます。
②RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上で行う定型的な作業を自動化するソフトウェアです。データのコピペ、メールの送信、レポート作成など、繰り返し行う単純作業を自動化することで、人的ミスをなくし、大幅な時間削減につながります。
③電子契約・ワークフローシステム
契約書の締結や稟議申請、各種申請手続きをオンライン上で完結させるシステムです。押印のためだけに出社したり、書類を探し回ったりする手間がなくなり、リモートワークにも対応できます。
④専門家によるアウトソーシング
自社にリソースがない場合や、複雑な専門知識が必要な経理・労務業務は、専門家へのアウトソーシングが最も確実な解決策です。最新の法律や税制に対応しつつ、高い専門性を持つチームに業務を任せることで、ミスなく、安全に効率化を実現できます。
中央経理・労務LABOが選ばれる理由：ワンストップで実現する効率化
「ツールは導入したものの、使いこなせていない」「どのツールを選べばいいか分からない」といったお悩みを抱える企業は少なくありません。 中央経理・労務LABOでは、単なる業務代行に留まらず、お客様の現状を丁寧にヒアリングし、最も効果的な効率化戦略を共に策定します。
ワンストップサービスで得られる3つのメリット
私たちは、経理・労務・資金繰り支援など、幅広いサービスをワンストップで提供できる専門家集団です。これにより、以下のようなメリットが生まれます。
- **経理から労務まで一貫した効率化が可能**：部門をまたがる非効率な連携を根本から解消します。
- **70名超の専門家チームが担当**：担当者が不在の場合でも、チームで対応するため安定したサポートが受けられます。
- **最新の法改正にも迅速に対応**：電子帳簿保存法やインボイス制度など、専門家が最新情報を反映した形で業務を遂行します。
バックオフィスの改善や、経理・労務に関連することを信頼の専門集団に任せたい経営者の方はぜひお問い合わせください。
まとめ：バックオフィスは企業の成長を支える要
バックオフィスの効率化は、単なるコスト削減ではなく、企業の生産性を向上させ、持続的な成長を実現するための重要な投資です。
