クレジットカードで経費を支払ったものの、「領収書がない場合でも記帳できる？」「カード明細があれば大丈夫？」と迷うことがあります。クレジットカード明細は経理に活用できますが、明細だけでは取引内容を確認できないケースもあり、税務上の保存要件にも注意が必要です。この記事では、領収書がない場合の記帳方法やカード明細の扱い、電子帳簿保存法のポイントを解説します。
この記事でわかること
- クレジットカード明細だけで記帳できるケース・できないケース
- 領収書がない場合に確認・保存すべき書類
- カード明細を使った経理処理で注意したいポイント
クレジットカード明細だけでも記帳できるが領収書の代わりとは限らない
クレジットカードで支払った経費を記帳する際、カード会社が発行する利用明細を会計処理の資料として利用することはできます。
ただし、「クレジットカード明細がある＝領収書や請求書が不要」というわけではありません。
例えば、カード明細に「Amazon 11,000円」と記載されていても、何を購入したのか、事業に必要な支出なのか、消費税の仕入税額控除に必要な情報が確認できない場合があります。
そのため、カード明細と領収書・請求書・利用明細などを組み合わせて、取引内容を確認できる状態にしておくことが重要です。
特に法人の場合は、取引先、取引年月日、取引内容、金額などを確認できる証憑を適切に保存する必要があります。
カード明細で確認できる情報をチェックする
クレジットカード明細には、一般的に利用日、利用先、利用金額などが記載されています。
一方で、商品の具体的な内容や消費税額などが記載されていない場合があります。
例えば3万円のカード明細があっても、「広告費」なのか「備品」なのか「接待交際費」なのか判断できなければ、適切な勘定科目を決めることができません。
そのため、カード明細だけで判断せず、購入先から発行された領収書や請求書、注文履歴なども確認しましょう。
（参考）国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等」
カード明細は支払事実の確認には役立ちますが、取引内容まで確認できるとは限りません。明細と証憑をセットで管理しましょう。
領収書がない場合は請求書や利用明細などを確認する
領収書を紛失した場合や、そもそも領収書が発行されない取引では、代わりに取引内容を確認できる資料を探します。
例えば、ネット通販で商品を購入した場合は、領収書だけでなく、注文履歴、請求書、購入確認メールなどから取引内容を確認できることがあります。
クレジットカード明細に加えて、こうした資料を保存しておけば、「いつ・どこから・何を・いくらで購入したのか」を確認しやすくなります。
例えば11,000円の備品をカードで購入した場合、カード明細だけでなく、11,000円の注文履歴や領収書などを保存しておくと、後から経理担当者が内容を確認できます。
領収書がないからといって、すぐに経費として処理できないわけではありません。重要なのは、取引の事実と内容を確認できる資料を適切に管理することです。
領収書を紛失した場合は再発行も検討する
紙の領収書を紛失した場合は、取引先に再発行を依頼できるか確認しましょう。
再発行が難しい場合には、カード明細や請求書、注文履歴など、残っている資料を整理します。
例えば1万円の交通費について領収書を紛失した場合、カード明細だけでなく、利用区間や利用日を確認できる資料があれば、取引の内容を整理しやすくなります。
ただし、税務上必要な書類や消費税の仕入税額控除の可否は取引内容によって異なるため、重要な取引については税理士に確認することが大切です。
領収書をなくした場合は、カード明細だけで終わらせず、請求書や注文履歴など取引内容を確認できる資料を集めましょう。
クレジットカード明細を記帳するときの仕訳方法
クレジットカードで経費を支払った場合、会社の経理では「カードを利用した日」と「銀行口座からカード利用代金が引き落とされた日」を分けて考えることがあります。
例えば、3月15日に消耗品3万円を法人カードで購入し、4月27日に銀行口座から3万円が引き落とされた場合、次のような仕訳が考えられます。
| 日付 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 3月15日 | 消耗品費 30,000円 | 未払金 30,000円 |
| 4月27日 | 未払金 30,000円 | 普通預金 30,000円 |
このように、カード利用時点では「未払金」として処理し、後日の口座引き落としで未払金を消し込む方法があります。
ただし、実際の仕訳方法は会社の会計方針や会計ソフトの設定によって異なります。
重要なのは、カード利用額と銀行口座からの引落額を一致させ、二重計上や計上漏れを防ぐことです。
カード明細の金額と引落額を照合する
例えばカード明細が10万円、銀行口座からの引落額も10万円であれば、未払金との照合がしやすくなります。
一方、カード明細に複数の取引が含まれている場合は、1件ずつ取引内容を確認する必要があります。
特に月末締め・翌月払いのカードでは、決算日をまたぐ取引が発生するため、3月31日時点の未払金を正しく把握することが重要です。
クレジットカード明細だけでは消費税の仕入税額控除に注意
クレジットカード明細を記帳に利用する場合、消費税の仕入税額控除についても確認が必要です。
仕入税額控除とは、課税仕入れに含まれる消費税額を、課税売上げにかかる消費税額から控除する仕組みです。
インボイス制度のもとでは、原則として一定の事項が記載された帳簿と適格請求書などの保存が必要です。
そのため、カード会社から発行された利用明細だけで、すべての取引について仕入税額控除ができると考えるのは適切ではありません。
一方、公共交通機関による一定の取引など、一定の要件を満たす場合には、請求書等の保存が不要となり、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例があります。
取引ごとに必要な証憑が異なるため、カード明細だけで判断せず、購入先から受け取ったインボイスなどを確認しましょう。
インボイスの保存が必要な取引を確認する
例えば、法人カードで11万円の商品を購入した場合、カード明細だけでなく、購入先が発行した適格請求書等を確認・保存することが重要です。
カード会社は支払手段を提供する事業者であり、商品やサービスを販売した事業者とは異なります。
そのため、カード会社からの利用明細と、購入先から発行される請求書・領収書等は、それぞれ役割が異なります。
（参考）国税庁「仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等」
カード明細とインボイスは同じものではありません。仕入税額控除を受ける場合は、取引ごとの保存要件を確認しましょう。
電子データで受け取った領収書は電子帳簿保存法にも注意
ネット通販などで領収書や請求書をPDFなどの電子データで受け取った場合は、電子帳簿保存法の電子取引に関するルールにも注意が必要です。
例えば、取引先からPDF形式の請求書をメールで受け取った場合、その電子データを印刷して紙だけで保存するのではなく、一定の要件に従って電子データとして保存する必要があります。
2024年1月から電子取引データの保存が原則義務化されているため、2025年以降も電子メールやWebサイトから取得した請求書・領収書等の保存方法を適切に管理する必要があります。
クレジットカード明細についても、Web上からダウンロードした利用明細をどのように保存するか、社内の経理ルールを決めておくとよいでしょう。
電子データは検索できる状態で管理する
電子取引データを保存する場合は、税務調査などの際に必要なデータを確認できるよう、一定の検索要件などを満たす必要があります。
例えば、2026年3月のカード利用明細と、同月に取得したPDF領収書を同じフォルダで管理するなど、取引日・取引先・金額から確認しやすい保存方法を検討しましょう。
会計ソフトやクラウドストレージを活用する場合も、単にデータを保存するだけでなく、必要な資料をすぐに確認できる運用を整えることが重要です。
クレジットカード明細を使った記帳でよくある3つのミス
クレジットカードを使った経理では、特に次の3つのミスに注意が必要です。
1つ目は、カード明細を見て全額を経費にすることです。
私的な支出が含まれている場合は、事業用と私用を区分する必要があります。
2つ目は、カード利用と口座引落しを二重に記帳することです。
カード利用時に経費を計上したにもかかわらず、口座引落し時にも経費として記帳すると、同じ支出を2回計上することになります。
3つ目は、領収書やインボイスを保存しないことです。
カード明細だけでは取引内容や消費税の仕入税額控除に必要な情報を確認できない場合があります。
例えば月100件のカード利用がある会社では、1件の処理ミスが月単位で積み重なる可能性があります。
月1回のカード明細チェックを習慣化する
カード明細の確認を月1回行い、利用者・利用日・利用先・金額・勘定科目・証憑の有無を確認する仕組みを作りましょう。
経理担当者だけで確認するのではなく、カードを利用した従業員本人に利用目的を申告してもらう方法も有効です。
特に複数人が法人カードを利用する場合は、利用ルールと確認期限を明確にすることで、経理担当者の負担を抑えながら記帳の正確性を高められます。
カード経理は「経費の二重計上」「私用分の混入」「証憑不足」が代表的なミスです。月1回の照合を習慣化しましょう。
クレジットカード明細の記帳は証憑とセットで管理しよう
クレジットカード明細は、経理で重要な資料の一つですが、明細だけですべての税務要件を満たせるとは限りません。
カード利用時には、購入先から発行された領収書や請求書、ネット通販の注文履歴などを確認し、取引内容が分かる資料を保存しましょう。
また、法人カードの利用から銀行口座の引落しまでを一連の流れとして管理し、利用額と引落額を照合することも重要です。
特に法人カードの利用件数が月50件、100件と増えている場合は、クラウド会計や経費精算システムを活用して、証憑の回収から記帳までの流れを整備することで、経理業務の効率化につながります。
まずは現在のカード経理について、「カード明細」「領収書・請求書」「会計データ」「銀行引落し」の4つがきちんと紐づいているか確認してみましょう。
よくある質問
Q. クレジットカード明細だけで経費を記帳できますか？
A. カード明細を会計処理の資料として利用することはできますが、明細だけですべての税務上の保存要件を満たせるとは限りません。領収書や請求書、注文履歴などを組み合わせて取引内容を確認できる状態にしておくことが重要です。
Q. 領収書をなくした場合は経費にできませんか？
A. 領収書を紛失した場合でも、カード明細や請求書、注文履歴など、取引の事実と内容を確認できる資料を整理することが大切です。重要な取引については、税務上必要な書類や仕入税額控除の可否を確認しましょう。
Q. カード利用時と銀行口座からの引落し時の両方で経費を計上しますか？
A. 法人の経理では、カード利用時に経費と未払金を計上し、後日の口座引落しで未払金を消し込む方法があります。利用時と引落し時の両方で経費を計上すると二重計上になるため注意が必要です。
Q. クレジットカード明細だけで消費税の仕入税額控除を受けられますか？
A. カード明細だけで一律に判断することはできません。インボイス制度のもとでは、原則として一定の事項が記載された帳簿と適格請求書などの保存が必要です。取引内容に応じた保存要件を確認しましょう。
Q. PDFの領収書をメールでもらった場合はどう保存しますか？
A. 電子取引に該当する場合は、電子帳簿保存法のルールに従って電子データとして保存する必要があります。取引日・取引先・金額などから必要なデータを確認しやすい保存方法を整えましょう。
まとめ
クレジットカード明細は経費の記帳に活用できますが、明細だけですべての税務上の保存要件を満たせるとは限りません。
- カード明細と証憑をセットで管理：領収書・請求書・注文履歴などを確認し、取引内容を把握できる状態にします。
- カード利用と口座引落しを区分：カード利用時と引落し時を適切に処理し、二重計上や計上漏れを防ぎます。
- 消費税・電子帳簿保存法にも注意：インボイスの保存要件や電子取引データの保存ルールを確認します。
まずは現在のカード経理について、「カード明細」「領収書・請求書」「会計データ」「銀行引落し」の4つがきちんと紐づいているか確認してみましょう。
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