経理担当者を採用したいものの、パート経理を雇用するべきか、経理代行を利用するべきか迷っていませんか？どちらも経理業務の負担を軽減する方法ですが、費用や対応できる業務範囲、採用・管理にかかる負担は異なります。自社の業務量や予算に合った方法を選ぶことが、経理体制の効率化につながります。
この記事では、以下の3点を解説します。
- パート経理と経理代行の費用・業務範囲の違い
- それぞれのメリット・デメリットと採用リスク
- 自社に合った経理体制を選ぶための判断基準
パート経理と経理代行の違いとは？まずは基本を比較
経理業務の人手不足を解消する方法として、パート経理の採用と経理代行の利用が挙げられます。
パート経理は、自社でパートタイムの従業員を雇用し、日々の経理業務を担当してもらう方法です。一方、経理代行は、外部の専門会社や税理士事務所などに経理業務の一部または全部を委託する方法です。
どちらが適しているかは、毎月の業務量や必要な専門性、社内で確保できる管理時間によって変わります。
パート経理と経理代行の比較表
まずは、両者の違いを整理しましょう。
| 比較項目 | パート経理 | 経理代行 |
|---|---|---|
| 契約形態 | 雇用契約 | 業務委託契約など |
| 費用 | 給与・社会保険料・採用費など | 委託料・初期設定費用など |
| 業務範囲 | 雇用した従業員のスキルや勤務時間による | 契約した業務範囲による |
| 勤務時間 | 契約した時間内で対応 | 契約内容や業務量に応じて対応 |
| 採用活動 | 求人募集・選考・雇用手続きが必要 | 原則として自社での採用は不要 |
| 教育・管理 | 自社で教育・勤怠管理を行う | 委託先との連絡・業務管理が必要 |
| 退職リスク | 退職時に引き継ぎや再採用が必要 | 担当者の交代時は委託先による引き継ぎが可能な場合がある |
| 専門性 | 採用する人材の経験や知識による | 委託先の専門性や対応範囲による |
パート経理は社内に担当者を置ける点、経理代行は採用や教育の負担を抑えやすい点が特徴です。
ただし、経理代行でも、社内での資料準備や承認作業が必要になる場合があります。単純に業務をすべて任せられると考えるのではなく、契約内容を確認することが重要です。
どちらを選ぶかは経理業務の量と内容で決まる
例えば、毎月の領収書整理や請求書発行など、日常的に社内で対応する業務が多い会社では、パート経理が適している場合があります。
一方、仕訳入力や月次資料の作成など、定型的な業務を外部に切り出したい会社では、経理代行が選択肢になります。
従業員数だけで判断するのではなく、月に何時間の経理作業が発生しているか、どの業務に専門知識が必要かを整理しましょう。
パート経理と経理代行は、単純な費用比較だけでは適切に判断できません。社内に残る業務や管理負担も含めて、総合的に比較することが重要です。
パート経理にかかる費用は？給与以外のコストにも注意
パート経理を採用する場合、必要な費用は毎月の給与だけではありません。
求人広告費や採用活動にかかる時間、入社後の教育費用なども考慮する必要があります。給与水準だけで判断すると、想定よりも経理体制の維持に費用がかかることがあります。
パート経理の人件費を試算する
パート経理の費用を考える際は、時給・勤務時間・勤務日数をもとに、月額の給与を計算してみましょう。
例えば、時給1,300円で1日5時間、月16日勤務する場合、月額給与は次のとおりです。
1,300円×5時間×16日＝10万4,000円
年間の給与額は、10万4,000円×12か月＝124万8,000円です。
ただし、この金額には求人広告費、教育にかかる時間、備品代、社会保険料などは含まれていません。実際の負担額は、雇用条件や会社の状況によって異なります。
なお、社会保険の加入要件は、企業規模や労働時間などによって異なります。雇用条件を決める際には、最新の適用要件を確認しましょう。
採用費用や教育コストも考慮する
パート経理の採用では、求人募集から面接、入社手続きまで一定の時間がかかります。
採用後も、会計ソフトの操作方法や自社の経理ルールを覚えてもらう必要があります。経験者を採用できた場合でも、自社特有の処理方法については教育が必要です。
また、採用した人材が短期間で退職した場合、再び求人募集や引き継ぎを行うことになります。
そのため、パート経理の費用を試算するときは、月額給与だけでなく、採用・教育・管理にかかるコストも含めて考えることが重要です。
経理代行の費用は？委託料と業務範囲の関係
経理代行の費用は、依頼する業務の種類や量、取引件数、使用する会計ソフトなどによって変わります。
記帳代行だけを依頼する場合と、請求書発行や給与計算などもまとめて依頼する場合では、料金体系が異なることがあります。
料金を比較する際は、月額の委託料だけでなく、どこまでの業務が含まれているかを確認しましょう。
経理代行の料金は業務内容によって異なる
経理代行には、記帳入力、請求書発行、売掛金・買掛金の管理、経費精算、月次資料の作成など、さまざまなサービスがあります。
例えば、記帳入力だけを外部に委託する場合は、領収書や請求書などの資料を自社で整理して渡す運用が考えられます。
一方、経費精算や請求書管理なども委託する場合は、依頼できる業務が広がる分、料金や社内の運用方法も変わります。
見積もりを取る際には、毎月の仕訳数や請求書の発行件数など、業務量を具体的に伝えると比較しやすくなります。
追加料金と自社に残る業務を確認する
経理代行を検討する際は、基本料金に含まれる業務と、別料金になる業務を確認しましょう。
例えば、月次の記帳入力が基本料金に含まれていても、決算対応や年末調整、給与計算などは別契約となる場合があります。
また、領収書や請求書の回収、取引内容の確認、支払承認などは、自社で対応する必要があるケースもあります。
委託先を選ぶ際には、単に料金が安いかどうかではなく、社内に残る作業も含めた総負担で比較することが大切です。
パート経理と経理代行のメリット・デメリットを比較
パート経理と経理代行には、それぞれ異なるメリットとデメリットがあります。
自社の経理業務を効率化するには、費用だけでなく、業務の継続性や管理負担も考慮する必要があります。
パート経理のメリット・デメリット
パート経理のメリットは、社内に担当者を置き、日々の業務を柔軟に進めやすいことです。
社内の状況を把握した担当者が、請求書や領収書の確認、営業担当者との連絡などを行えるため、社内での細かな調整が必要な会社に向いています。
一方、勤務時間に制約があるため、月末や月初などの繁忙期に業務が集中すると、対応が難しくなる場合があります。
また、経理担当者が1人だけの場合、退職や休職によって業務が滞るリスクもあります。業務手順を文書化し、複数人で確認できる体制を整えておくことが重要です。
経理代行のメリット・デメリット
経理代行のメリットは、自社で採用活動や教育を行う負担を抑えながら、必要な経理業務を外部に委託できることです。
また、委託先の対応範囲によっては、記帳入力だけでなく、月次資料の作成や給与計算などもまとめて相談できます。
ただし、社内での資料準備や取引内容の確認まで不要になるとは限りません。依頼する業務と自社に残る業務を明確に分ける必要があります。
さらに、外部委託では、資料の受け渡しや問い合わせ対応などの連携が必要です。委託先の対応速度やセキュリティ体制も確認しておきましょう。
パート経理と経理代行はどちらがおすすめ？会社の状況別に解説
パート経理と経理代行のどちらが適しているかは、会社の規模だけでなく、経理業務の量や社内の管理体制によって異なります。
ここでは、よくある3つのケースをもとに、選び方を整理します。
社内での細かな対応が多い会社はパート経理
請求書の受け渡しや社内からの問い合わせ対応など、日常的に社内で動く必要がある場合は、パート経理が適している可能性があります。
例えば、毎日発生する経費精算の確認や、営業担当者とのやり取りなど、社内事情を把握している人材が必要なケースです。
ただし、経理担当者に任せる業務が多すぎると、担当者への依存が強まります。業務内容と必要な勤務時間を整理し、無理のない採用計画を立てましょう。
定型的な経理業務を減らしたい会社は経理代行
仕訳入力や請求書管理など、一定の手順で処理できる業務が中心であれば、経理代行が有力な選択肢になります。
例えば、経理担当者が不足していて、毎月の記帳入力に多くの時間を費やしている会社では、業務の一部を外部に委託することで、社内の負担を減らせる可能性があります。
経理代行を活用する際は、委託したい業務と社内で対応する業務を明確にし、必要な資料や確認期限を決めておくことが重要です。
経理担当者が不在の会社は業務全体を見直す
経理担当者がいない会社では、採用するか外部に委託するかを決める前に、経理業務全体を整理することをおすすめします。
記帳入力だけでなく、請求書発行、入金確認、支払管理、給与計算など、どの業務が発生しているかを洗い出しましょう。
そのうえで、社内に残すべき業務と外部に委託できる業務を分けると、自社に合った経理体制を検討しやすくなります。
経理業務の一部を外部に委託し、社内では確認や承認に集中する方法もあります。業務を細分化して検討すると、自社に合った経理体制を構築しやすくなります。
パート経理と経理代行を選ぶ際に確認したい3つの判断基準
パート経理と経理代行を比較するときは、目先の費用だけでなく、長期的な運用のしやすさも考慮しましょう。
特に、業務量・社内の管理負担・業務継続性の3つを確認すると、判断しやすくなります。
1. 毎月の経理業務に何時間かかっているか
まず、月末や月初を含め、経理業務に何時間かかっているかを把握しましょう。
例えば、月に40時間程度の定型的な入力作業が発生している場合、その作業を外部委託した場合の費用と、パート経理を雇用した場合の人件費を比較できます。
ただし、同じ40時間でも、社内での問い合わせ対応が多いのか、記帳入力が中心なのかによって適した方法は異なります。
作業時間だけでなく、業務内容も合わせて整理することが重要です。
2. 経理業務を管理できる担当者が社内にいるか
パート経理を採用する場合も、経理代行を利用する場合も、社内での確認や承認が必要になることがあります。
例えば、取引内容の確認や支払の承認など、経営者や社内担当者が判断すべき業務は、外部に任せきりにできない場合があります。
社内に管理担当者を確保できない場合は、どこまで委託先に任せられるかを確認し、必要な社内業務を明確にしておきましょう。
3. 退職や担当者交代に備えられるか
経理業務は毎月継続して発生するため、担当者が変わっても業務を止めない仕組みが重要です。
パート経理を採用する場合は、業務マニュアルの作成やデータの共有を進め、担当者だけが処理方法を把握している状態を避けましょう。
経理代行を利用する場合は、担当者の交代時の引き継ぎ方法や、データの保管・返却方法を契約前に確認しておくと安心です。
業務の属人化を防ぐことは、将来的な採用や外部委託の見直しにも役立ちます。
経理体制の見直しを検討する際は専門家への相談も選択肢
パート経理と経理代行のどちらを選ぶか迷ったときは、現在の業務内容と今後の事業計画を整理することから始めましょう。
毎月の経理業務にかかる時間、担当者の負担、採用に必要な費用、外部委託にかかる料金を比較することで、自社に合った選択肢を見つけやすくなります。
また、記帳入力だけを外部に委託する方法や、給与計算などの関連業務も含めて委託する方法など、複数の選択肢を検討することも有効です。
愛知県内で経理体制の見直しを進める場合は、地域の事業環境や自社の業務内容を理解した専門家に相談し、必要な業務と費用を整理してみましょう。
まずは経理業務の一覧を作成し、社内で対応する業務と外部に委託したい業務を分けることが、効率的な経理体制づくりの第一歩です。
よくある質問
Q. パート経理と経理代行では、どちらの費用が安いですか？
A. 依頼する業務の量や内容によって異なるため、一概にはいえません。パート経理は給与に加えて採用費や教育コストなどが発生し、経理代行は委託料や初期設定費用などがかかります。社内に残る作業も含めて総負担を比較しましょう。
Q. 経理代行にはどこまでの業務を依頼できますか？
A. 委託先や契約内容によって異なりますが、記帳入力、請求書発行、売掛金・買掛金の管理、経費精算、月次資料の作成などが挙げられます。給与計算や決算関連業務などは別契約となる場合もあるため、事前に対応範囲を確認しましょう。
Q. 経理担当者がいない会社でも経理代行を利用できますか？
A. 利用できる場合があります。まずは記帳入力、請求書発行、入金確認、支払管理など、必要な経理業務を洗い出しましょう。そのうえで、外部に委託できる業務と、社内で確認・承認が必要な業務を整理することが大切です。
Q. パート経理の退職による業務の停滞を防ぐにはどうすればよいですか？
A. 業務マニュアルを作成し、処理手順やデータの保管場所を共有することが重要です。また、複数人で確認できる体制を整え、特定の担当者しか業務内容を把握していない状態を避けましょう。
Q. パート経理と経理代行を併用することはできますか？
A. 業務の分担や契約内容によっては、併用も選択肢になります。例えば、社内の問い合わせ対応や資料準備をパート経理が担当し、記帳入力などの定型業務を外部に委託する方法が考えられます。役割分担と情報共有の方法を明確にしておきましょう。
まとめ
パート経理と経理代行は、費用や業務範囲、採用・管理の負担が異なります。自社の経理業務の量や社内体制を整理し、長期的に運用しやすい方法を選ぶことが大切です。
- 費用は総負担で比較する：給与や委託料だけでなく、採用・教育・管理にかかるコストや社内に残る作業も考慮しましょう。
- 業務内容に応じて選ぶ：社内での細かな対応が多い場合はパート経理、定型的な経理業務を減らしたい場合は経理代行が選択肢になります。
- 業務継続性を確保する：マニュアルの整備や引き継ぎ方法の確認を行い、担当者の退職や交代に備えましょう。
まずは現在の経理業務を洗い出し、社内で対応する業務と外部に委託したい業務を整理することから始めてみましょう。
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