経理代行を初めて利用する場合、「何を外注すればいいのか」「どの会社を選べばいいのか」「費用はいくらかかるのか」など、わからないことが多いのではないでしょうか。経理代行は、いきなりすべての業務を外注する必要はありません。まず自社の経理課題を整理し、外注する業務を決め、依頼先を比較してから導入することが重要です。この記事では、初めて経理代行を導入する企業に向けて、検討開始から運用開始までの手順を「完全ロードマップ」として解説します。
初めての経理代行｜まず自社の課題を整理しよう
経理代行を検討するとき、最初に行いたいのが「現在、経理業務のどこに問題があるのか」を整理することです。
経理担当者が不足している、月次決算が遅れている、会計ソフトへの入力に時間がかかっている、業務が特定の担当者に集中しているなど、企業によって課題は異なります。
特に中小企業では、請求書処理、入出金管理、記帳、給与計算、領収書整理などを少人数で担当しているケースがあり、担当者の退職や繁忙期に業務が滞りやすくなります。
まずは、次のような項目を確認してみましょう。
- 経理担当者が不足している：経理業務を社長や他部署の社員が兼任していないか確認します。
- 月次処理が遅れている：月次試算表や経営数字が翌月になっても確認できない状態になっていないか確認します。
- 経理業務が属人化している：特定の担当者しか処理方法や判断基準を把握していない状態になっていないか確認します。
- 手入力が多い：銀行口座やクレジットカードの明細などを手作業で入力していないか確認します。
- 制度対応に不安がある：インボイス制度や電子帳簿保存法への対応方法が明確になっているか確認します。
経理の課題を整理しておくと、「経理代行を利用するべきか」「どの業務を外注するべきか」を判断しやすくなります。
経理代行で何を依頼できる？外注する業務を決める
経理代行では、記帳だけでなく、請求管理、振込管理、給与計算など、企業の状況に応じてさまざまな業務を外注できます。
重要なのは、「経理を全部外注する」と最初から決めるのではなく、社内に残す業務と外注する業務を整理することです。
代表的な経理代行業務
| 業務 | 主な内容 |
|---|---|
| 記帳代行 | 領収書・請求書・通帳などをもとにした会計ソフトへの入力 |
| 請求管理 | 請求書発行や売掛金の管理 |
| 振込管理 | 支払予定の確認や振込データの作成など |
| 給与計算 | 勤怠データをもとにした給与計算や給与明細の作成 |
| 経費精算 | 従業員の経費申請・確認・処理など |
たとえば、「領収書の整理は社内で行い、会計入力だけ外注する」「記帳から請求管理までまとめて外注する」といった分け方もできます。
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初めての経理代行 完全ロードマップ｜導入までの6ステップ
経理代行の導入は、順番に沿って進めるとスムーズです。ここでは、検討開始から運用までを6つのステップに分けて解説します。
課題を整理
外注範囲を決定
会社を比較
相談・ヒアリング
契約・引き継ぎ
運用開始
STEP1：自社の経理課題を整理する
まず、現在の経理業務を洗い出します。請求書、領収書、通帳、クレジットカード明細、給与資料など、毎月どのような資料が発生しているのかを整理しましょう。
「誰が」「いつ」「何をしているのか」を一覧化すると、外注すべき業務が見えてきます。
STEP2：外注する業務を決める
次に、社内に残す業務と外注する業務を分けます。
- 社内に残す業務：経営判断や最終承認など、社内で行う必要がある業務
- 外注する業務：記帳、請求管理、振込準備、給与計算など定型化しやすい業務
- クラウド化する業務：会計、請求、経費精算などシステム連携によって効率化できる業務
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STEP3：経理代行会社を比較する
候補となる会社を比較するときは、料金だけでなく、対応範囲、訪問対応の有無、クラウド会計への対応、税務・労務との連携なども確認しましょう。
特に「安いから」という理由だけで決めると、後から別料金の業務が発生したり、必要な業務に対応していなかったりする可能性があります。
STEP4：相談・ヒアリングを受ける
依頼したい業務を整理したら、経理代行会社へ相談します。現在の経理担当者の業務内容、月間の仕訳数、資料の量、利用している会計ソフト、給与計算の有無などを伝えると、より具体的な提案を受けやすくなります。
中央経理・労務LABOでは、問い合わせ、無料相談、提案・見積もり、代行開始という流れで経理代行を導入できます。
STEP5：見積もり・契約・引き継ぎを行う
契約前には、料金だけでなく「どこまでが業務範囲なのか」を確認します。
- 毎月提出する資料：領収書、請求書、通帳明細など
- 提出期限：何日までに資料を渡す必要があるか
- 納品物：試算表、仕訳データ、給与明細など
- 追加料金：通常業務以外に費用が発生するケース
- 連絡方法：メール、チャット、電話、訪問など
STEP6：運用を開始し、毎月の流れを安定させる
契約後は、資料提出から入力、チェック、納品までの流れを固定します。
最初の数か月は、仕訳ルールや資料の提出方法などを確認しながら運用し、問題があれば早めに修正することが重要です。
経理代行会社の選び方｜5つのチェックポイント
経理代行会社を選ぶときは、次の5点を確認しましょう。
1. 必要な業務に対応しているか
記帳だけでよいのか、請求管理や振込管理、給与計算まで依頼したいのかを確認します。将来的に業務範囲を広げる可能性がある場合は、対応できるサービスの幅も確認しておくと安心です。
2. 訪問とオンラインのどちらに対応しているか
紙資料が多い企業や、経理業務の整理から始めたい企業では、訪問対応が適している場合があります。一方、クラウド会計を活用している企業ではオンライン中心の運用が適するケースもあります。
3. クラウド会計に対応しているか
銀行口座やクレジットカードなどのデータ連携を活用できると、手入力を減らしやすくなります。自社が利用している会計ソフトに対応しているか確認しましょう。
4. 税務・労務との連携ができるか
記帳だけでなく、決算・税務申告や給与計算、労務手続きまで相談したい場合は、専門家との連携体制を確認しましょう。
5. 料金だけでなく業務範囲を比較する
経理代行の料金は、依頼する業務内容や作業量によって変わります。見積もりでは月額料金だけでなく、含まれる業務、追加料金が発生する業務、訪問対応の有無などを確認しましょう。
経理代行の費用はどう考える？
経理代行の費用は一律ではありません。作業量や依頼する業務の範囲によって変わるため、自社に必要な業務を明確にしてから見積もりを比較することが重要です。
たとえば、記帳だけを依頼する場合と、記帳に加えて請求管理、振込管理、給与計算まで依頼する場合では、必要な作業量が異なります。
また、訪問対応やクラウド会計の導入支援などを希望する場合も、料金が変わる可能性があります。
「月額料金が安いか」だけではなく、次の項目を確認しましょう。
- 何の業務が含まれているか
- 月間の作業量に上限があるか
- 追加料金が発生する業務は何か
- 訪問対応に追加費用があるか
- 初期設定や引き継ぎに費用がかかるか
費用だけで判断せず、「自社の経理担当者がどれだけ業務から解放されるのか」という視点でも比較すると、導入後の効果をイメージしやすくなります。
経理代行導入で失敗しないための注意点
外注する業務を曖昧にしない
「経理を全部お願いします」という依頼だけでは、業務範囲が曖昧になりやすくなります。記帳、請求、支払、給与など、具体的な業務単位で依頼範囲を決めましょう。
資料提出のルールを決める
経理代行を利用しても、資料の提出が遅れれば処理も遅れます。毎月何日までに、どの資料を、どの方法で提出するのかを決めておきましょう。
会計ルールを統一する
勘定科目や仕訳方法が毎月変わると、月次比較が難しくなります。自社独自のルールがある場合は、導入時に経理代行会社へ共有しておきましょう。
「丸投げ」と「確認不要」は別と考える
経理代行を利用しても、経営者や社内担当者による最終確認が必要な業務があります。誰が最終承認するのかを事前に決めておくことで、責任範囲が明確になります。
導入後に経理業務を安定させる方法
経理代行は契約して終わりではありません。導入後に毎月の運用を安定させることが重要です。
毎月の資料提出日を固定する
資料提出日を固定すると、経理代行会社側も処理スケジュールを組みやすくなります。請求書、領収書、通帳、カード明細など、資料ごとの提出ルールを決めておきましょう。
月次の確認項目を決める
毎月、売上、利益、預金残高、売掛金、買掛金など、経営者が確認する項目を固定すると、会計データを経営判断に活用しやすくなります。
クラウド化できる部分は見直す
経理代行を開始した後でも、手作業が残っている部分を見直すことで、さらに業務を効率化できる場合があります。
経理代行とクラウド会計を組み合わせることで、資料収集、入力、確認、納品までの流れを整理しやすくなります。
よくある質問
Q. 経理代行はすべての経理業務を任せる必要がありますか？
A. いいえ。記帳だけ、請求管理だけ、給与計算だけなど、一部の業務から依頼することもできます。自社に残す業務と外注する業務を整理してから依頼することが重要です。
Q. 経理代行の費用はいくらくらいですか？
A. 作業量や依頼する業務内容によって異なります。月額料金だけでなく、記帳、請求管理、振込管理、給与計算など、どこまで含まれているかを確認して比較しましょう。
Q. 経理代行会社を選ぶとき、料金以外に何を確認すればよいですか？
A. 対応業務、訪問対応の有無、クラウド会計への対応、資料提出方法、納品スケジュール、追加料金の条件などを確認しましょう。
Q. 経理担当者が1人しかいなくても経理代行を利用できますか？
A. 利用できます。経理担当者が1人の場合は、業務の属人化や退職時の引き継ぎリスクを抑える目的でも経理代行を検討できます。
Q. オンラインだけでなく訪問で相談できますか？
A. 中央経理・労務LABOでは、訪問・オンラインの両方に対応しています。紙資料が多い企業や、経理業務の整理から相談したい企業は、訪問対応も含めて相談できます。
まとめ
初めて経理代行を導入するときは、いきなり会社を決めるのではなく、まず自社の経理課題を整理することが大切です。そのうえで、外注する業務を決め、複数のサービスを比較し、相談・見積もりを経て導入しましょう。
- 自社の経理課題を整理する：担当者不足、属人化、月次遅延、手入力などの問題を洗い出します。
- 外注する業務を明確にする：記帳、請求管理、振込管理、給与計算などから必要な範囲を決めます。
- 料金だけでなく対応範囲で比較する：訪問対応、クラウド会計、税務・労務との連携なども確認します。
経理代行は、自社の業務を整理したうえで導入すれば、経理担当者の負担軽減だけでなく、経営者が本業に集中するための体制づくりにもつながります。
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